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マイナンバーを職場に出すときはどうする?通知カードのコピーは可?

      2019/03/13

マイナンバーを職場に出すときはどうする?通知カードのコピーは可?

勤務先で、社会保険や年末調整の手続きをするときはマイナンバーの提出を求められる時があります。この場合は通知カードのコピーを提出しても問題ないのでしょうか?今回はマイナンバーを職場に提出するときについて調べました。

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マイナンバーの提出を求められる時とは?

「社会保障」「税」「災害対策」のうち、ふだんの私たちの生活に関わるのが「社会保障」と「税」です。例えば「社会保障」なら、雇用保険・社会保険・年金などが、「税」なら年末調整などが該当します。

会社は、これらの手続きを全従業員の分をまとめて行っています。そのために、従業員のマイナンバーを知る必要があるというわけです。

マイナンバー提出の時期については、会社が必要とするまでに提出されていればよいということで、国としては特に定めていません。ただし、本人以外にも、社会保険や年末調整などの手続きに必要な扶養家族のマイナンバー提出を求められることはあります。

また、正社員として勤務する場合だけでなく、パートタイムやアルバイト勤務の場合も提出を求められます。特に短期のパートやアルバイトの場合は、給与支払いの都合上、2016年1月以降の早い時期にマイナンバーの提出を求められることが予想されます。

派遣社員の場合は、派遣元がすべての手続きを行うため、派遣された企業に提出する必要はありません。

引用元-マーミー

マイナンバーを通知カードのコピーで出す場合は?

個人番号カードを持っている場合

個人番号カードを持っている場合は、このカードで提出するのが、簡単で便利です。マイナンバーの提出と本人確認が、これ1枚でできるからです。個人番号カードは、申請した人のみ受け取ることができるカードです。

個人番号カードを持っていない場合

マイナンバー通知カードで提出し、運転免許証、パスポートなどで本人確認をします。

マイナンバー通知カードが手元にない場合

マイナンバー付きの住民票を取得して提出し、運転免許証、パスポートなどで本人確認をします。
内閣官房のホームページによると、コピーをとって提出するほか、郵送、オンライン、電話での提出も可能だということです。ただしどの場合でも、提出した本人確認が必須となっています。

引用元-マーミー

通知カードのコピーの場合は本人確認が必須

中小企業がマイナンバーを記載して作成、提出しなければならない書類を書面で作成しているのか、パソコンなどで電子データとして作成しているのかによって、収集方法も異なってきます。ただし、いずれのケースでも収集に当たって守らなければならないルールがあります。それは、利用目的の明示と本人確認です。

利用目的の明示については、従業員などに対する事前の案内で示していれば、それを再確認することで大丈夫です。

では、本人確認ですが、これは番号確認と身元確認をあわせておこなうこととされています。平成28年1月以降発行される予定の個人番号カードであれば、このカードだけで番号確認、身元確認をおこなうことができますが、収集を今年10月から11月におこなうのであれば、この個人番号カードによることはできません。

年内に収集をおこなう場合の原則的な本人確認方法として、「マイナンバーの通知カード+運転免許証」などの組み合わせが推奨されています。ただし、従業員など雇用関係にあるもので、雇用契約時に身元確認がおこなわれている場合は、人違いではないことが明らかであると事務取扱担当者または責任者が認めれば、身元確認のための書類の提示は必要がないとされていますので、通常は収集時番号確認のみおこなえばよいことになります。

引用元-マイナビニュース

企業がマイナンバーを収集するときの注意点

1.個人番号を取り扱う事務の範囲を明確にする

まず、マイナンバー関係の事務、マイナンバーを直接用いた事務の範囲を明確にしておく必要があります。

2.特定個人情報等の範囲を明確にする

次に、1で明確にした事務のなかで、取り扱う特定個人情報等の範囲を明確にしておく必要があります。マイナンバーだけなのか、名前、住所も用いるのか、など、項目・範囲を明確にしておきましょう。

3.事務取扱担当者を明確にする

1で明確にした事務について、実際に担当する者(事務取扱者)を明確にしておく必要があります。

4.基本方針を策定する

マイナンバー、個人情報等の適正な取扱いの確保について、企業(組織)として取り組むために、個人情報取扱いの基本方針を策定する必要があります。

5.取扱規程等を策定する

上記の1~3で明確にした事務における個人情報等の適正な取扱いを実際に行うために、取扱規程等を策定する必要があります。

引用元-バイト採用

最終的にどこに提出されるのかを見極めて

マイナンバーは、多くの個人情報と結びつけられますので、むやみやたらに教えないことが大切です。

マイナンバーの利用範囲は、最終的に役所や税務署など「官」に行きつくものに制限されています。例えば、会社に提出したマイナンバーは最終的には、会社から税務署に提出する源泉徴収票に記載されますので、「官」に行きつくと言えますし、保険会社や証券会社、講演の発注元企業へ提出したマイナンバーも納税のために必要ですので、「官」に行きつくと言えます。

「官」に行きつくことなくマイナンバーが利用されることはありませんので、マイナンバーの提出を求められた時には、それを基準に判断してください。

「官」に行きつかないと思ったら、マイナンバーを提出する必要はありません。

引用元-ビズバ!-ビジネスに関する疑問をズバッと解決するメディア-

まとめ
提出は、マイナンバーの通知カードのコピーでも問題ありませんが、本人確認書類も必要になるようですね。

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