まとロゴす

日常のチョットした事や疑問、豆知識を取り纏めてみました。

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会社へ書類を郵送するときの注意

      2016/01/28

 - 社会・政治・経済

最近はメールでのやり取りが増えて、個人で会社へ書類を郵送する事って滅多にないので、どの様にしたら良いのかが分かりません。失礼の無いように書類を郵送する方法を調べました。

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●会社への提出書類の送り方

私なら手紙をつけます。文章は…

○○株式会社
○○課 ○○様

拝啓 時下益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。

先日お送り戴きました○○を返送させて戴きます。
よろしくお取り計らいください。   敬具

        平成16年2月○日
        (住所)
        (名前)

みたいな感じで書くと思います。
完全に社員になっていれば要件と、「取り急ぎ~」みたいな文章で済ませても良いと思いますが、内定というと微妙な立場ですよね。
一応まだ「よその人」という感覚で、こんな感じにしました。

あと、#1の方も仰っていますが「○○在中」は封筒に書いた方がよいでしょう。

引用元-至急!会社への提出書類(送り方)について。 内定後・・・- その他(就職・転職) | 教えて!goo

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●会社へ書類を郵送する時の書き方(縦書き封筒)

縦書き封筒 表面の書き方

■切手

切手はなるべく少ない枚数にしましょう。2列で貼っているケースもありますが残り物をかき集めて貼った印象を与えてしまいます。記念切手の場合には、ビジネス上相応しいものを選びましょう。

■住所

都道府県名から縦書きで書きます。文字数とスペースを考えながら均等に割り振ります。スペースが足りなくなって寸詰まりになっているものは見た目にも良くありません。住所は略さずに「**番**号」まで漢数字を使って書きます。「-」を使っても良いです。
「親展」は外脇付けと呼ばれます。「ご本人自ら開けて下さい」という意味で「親しみを込めて」という意味ではありません。その他、外脇付けには「至急」「重要」などがあります

■宛名

中央に大きく、住所よりも一段下げて書き始めます。会社名は(株)(有)などと略さず、「株式会社」「有限会社」などと正式名称で書きます。個人名を併記する場合には、会社名に「御中」や敬称は付けません。個人名の宛先の下に「様」を書くだけです。部署名がわかっている場合には省略せずに記入します。

縦書き封筒 裏面の書き方

■封締め

縦書き封筒の場合には、「〆」「封」などの封字を書きます。これは「確かに封を致しました」というしるし。横書き封筒の場合には省略してもよいことになっています。

「〆」は「封字」と呼ばれるものです。「確かに封をしました」というしるしです。この他、「締」「封」「鍼」の字が用いられることもあります。お祝い事には「寿」「賀」を使います

■差出人住所

封筒の継ぎ目の右側に日付、そして中心線から左側に住所と名前を書きます。宛名よりも小さめの字で書きます。郵便番号も省略せずに書きます。

■差出人氏名

封筒の継ぎ目の右側に住所よりも大きな文字で書きます。

引用元-ビジネスの郵便マナー・封筒の宛名の書き方編 [ビジネスマナー] All About

●会社へ書類を郵送する時の書き方(横書き封筒)

横書き封筒 表面の書き方

一般的に洋封筒とも呼ばれます。間違いやすい切手の位置など大丈夫ですか。早速確認してまいりましょう。

■切手

右上に貼ります。「縦長にしたときに左上」になる位置に貼ると覚えておくと分かりやすいでしょう。

切手は右上に貼ります。枠が無くても郵便番号は縦書き封筒と同じ向きではっきりと書きます。手元に届いた封筒を確認してみると殆どが間違った位置に切手が貼られ郵便番号も書かれていました。

■宛先住所

漢数字ではなく算用数字でも大丈夫です。

■宛名

縦書き同様、住所より一回り大きく記入します。

横書き封筒 裏面の書き方

■日付

左上に小さく書きます。

■郵便番号

省略せずに記入しましょう。

横書き封筒の場合には封字は省略しても構わないことになっています

■差出人住所・氏名

封筒の横幅の3分の1におさまるように住所・氏名を書きます。

引用元-2/3 ビジネスの郵便マナー・封筒の宛名の書き方編 [ビジネスマナー] All About

●会社へ履歴書や書類を郵送する際の注意点

1.履歴書・応募書類を入れる封筒を用意する~A4・白が鉄則~

市販の履歴書を買うと「履歴書在中」と書かれた長封筒が付いてくる場合がありますが、あちらを使うのはアルバイトの場合のみ。職務経歴書や添え状など、履歴書以外にも書類を同封する必要がある転職時には、全ての書類が折らずに入るサイズを選びましょう。

封筒の色は白のものを選びましょう。以前は茶封筒がマナー違反という意見が多くありましたが、最近は単なる色によるマナー・モラルというのはそこまで聞かなくなりました。但し、茶封筒は白封筒よりも薄くて破れやすく、先方の手元に届いたときは、どうしても白封筒の方がカッチリとして見える可能性が高いです。また、茶封筒はダイレクトメールや他の書類と紛れてしまいやすい、というデメリットもあり、そういった観点から、白封筒が今も推奨されています。

なお、郵便番号記入欄は、ついていないものでも構いません。

2.添え状(カバーレターまたは送付状)を書く

あなたが仕事で書類をメールで送る際、どんなに忙しくても本文には「書類をお送りします」といった一言を添えて送りませんか? 履歴書を郵送する際も、封筒を開けたら何の一言もなく応募書類だけが入っている……というのはちょっと不躾なもの。モラルのない人だと思われないよう、A4・1枚程度の簡単なもので構いませんので、添え状を用意するようにしましょう。

※送るものが履歴書だけだとしても添え状は必要です。

3.封筒に宛名を書く(黒サインペンと赤ペン使用)

封筒に宛名を書きます。使用する道具は次の通り。いちいち探しに行かずに済むよう、事前に用意しておきましょう。

【使う道具】
・サインペン(黒)
・ボールペン(赤)と定規、または「履歴書在中」スタンプ
・のり
・鉛筆
・消しゴム

封筒が大きいので、宛名書きをする際は黒のサインペンがベター。ボールペンだと読みにくく、油性マジックは裏移りしてしまう可能性があります。手書きは緊張するものですが、字の上手い下手は関係ありません。丁寧に、気持ちを込めて書きましょう。

引用元-すぐわかる、履歴書郵送の方法・封筒の書き方・マナー

●入れる書類の順番に注意して郵便窓口から郵送しよう

封筒に入れる ~書類の向きと順番にもルールあり~

応募書類一式を封筒に入れる際は、下記の順番で。

1.送り状/カバーレター(折らない)
2.履歴書(真ん中で二つ折り)
3.職務経歴書(折らない)
4.その他の応募書類(折らない)

これらを直接入れるのではなく、クリアファイルに入れた上で、封筒に入れましょう。
上下・裏表が反対にならないよう注意。

万が一、他の郵便物に揉まれて強い力が加わったり、雨で封筒が濡れてしまったりしても、クリアファイルに入っていれば、中身がダメージを受ける可能性は少なくなります。また、採用担当者としても封筒から出した後の管理が楽になるため、「この人は気配りができる人だ」と好印象を抱かれることでしょう。

※繰り返しになりますが、封筒に応募書類一式を入れて封をする前に、必ずコピーを取っておきましょう。

引用元-すぐわかる、履歴書郵送の方法・封筒の書き方・マナー

履歴書を郵送する ~郵送方法はポスト投函よりも郵便局窓口で~

冒頭でお話ししたように、郵送方法としてポストに直接投函するのはあまりオススメできません。料金不足で思わぬトラブルが発生する可能性があるからです。切手を貼っていない状態で郵便局の窓口へ持って行き、正確に重さを図ってもらい、その場で郵便局員に料金を支払いましょう。窓口なら、いつ頃相手に届くかも聞けば教えてもらえるため、何かと精神的に安心です。

また、確実に届くか心配…という場合には、窓口なら配達証明での郵送も可能です。

引用元-すぐわかる、履歴書郵送の方法・封筒の書き方・マナー

まとめ
書類の順番に注意しては折らずに出すのが基本なんですね。角2の封筒が必要。

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