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メールでBCC一斉送信のやり方と注意事項について

      2016/02/16

メールでBCC一斉送信のやり方と注意事項について

会社や友人などにメールでやり取りすることも多いでしょう。一斉送信をしたいときなど、やり方がいまいちわからないという方もいるかと思います。CCやBCCはどのような所が違ってくるのでしょうか。メールでBCC一斉送信のやり方と注意事項について調べてみました。

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●「CC」と「BCC」ってどんな機能なのか

「TO」「CC]「BCC」がどんな機能なのか整理すると・・・。

「TO」とは

メールを送りたい相手(主送信先)のメールアドレスを入力します。カンマで区切って複数のメールアドレスを入れることもできます。

「CC」とは

カーボン・コピーの略です。基本的には、複数の人にメールを送る時に入力します。主送信先(TO)に対して副送信先がいる場合はCCにメールアドレスを記入します。

・CCに入力した相手には、TOに送るメールと同じメールが配信されます。
・CCに入力したメールアドレスはメールを受け取った人も参照できます。

「BCC」とは

ブラインド・カーボン・コピーの略です。CCと同じく複数の人にメールを送る時に入力します。

・BCCに入力した相手には、TOに送るメールと同じメールが配信されます。
・BCCに入力したメールアドレスはメールを受け取った人からは参照できません。

引用元-エンジョイ!マガジン

●一斉送信のBCCメールとは

BCCメールはどんな時に使う?

BCCメールは、「面識がない人たちに一斉にメールを送る時」に使います。
「TO」 に送信者自身のメールアドレスを入力して、「BCC」 に複数のアドレスを入力すれば、受け取った人たちはメールアドレスは一切見ることができません。
「BCC」は、取引先(「TO」)に送ったメールを、自分の上司(「BCC」)にも見てもらいたい場合や、お互い面識のない人たちに一斉にメールを送りたい時に便利です。後者の場合、「一斉配信のためBCCで送信しています」などと一言入れると親切ですね。

BCCメールに返信する時は?

BCCのメールで配信されたかは、TOかCCに自分のメールアドレスが入っているかで判断できます。TOやCCに自分のメールアドレスが入っていないのに届いているメールはBCCで配信されたメールです。
そのメールに返信する必要がある時は、送信した人のみに返信しましょう。メールに「CC」がついている場合に「全員に返信」してしまうと、CCに指定されている人に自分のメールアドレスが見られてしまうため注意しましょう。
ビジネスで、プライベートでうまく使い分けたいCC、BCCメール。マナーを守って便利に使いたいものですね!

引用元-エンジョイ!マガジン

●メール一斉送信のやり方

メールアドレスをグループに分け、そのグループをBCCに設定、TOには自分のメールアドレスを設定

相手先には送信者自身に送られたメールのコピーが送られることになります
本文のはじめに同時送信している旨の文章を入れて置きましょう

メールアドレスをグループに分ける設定はメールソフトに依存します
メールソフトの取扱説明書を読むかヘルプを参照してください

送った相手からの返事もその他の人に送信する必要があるのであれば
いっそのこと「メーリングリスト」登録してはいかがでしょう
仲間内でやり取りする専用のメールアドレスへの送信で登録したメールアドレス宛へ
同時送信してくれます
「フリー」「メーリングリスト」で検索すると無料のメーリングリストを
提供しているサービスを見つけることができます

引用元-教えて!goo

●BBCはToの欄には、全く何も入れなくていい?

To の欄には、自分のメールアドレスを入れる、が正しいです。

調べれば分かると思いますが、宛先を空白にしBCCで大量に送りつける迷惑メールというものが存在します。そのため、宛先が空欄だと迷惑メール対策システムで弾かれてしまう可能性があるからです。

また、Toが空の場合、メールソフトによっては分かりづらい表示名が宛先欄に表示されてしまうこともあります。
これはマイクロソフトのホームページにも記載されています。
宛先に「Undisclosed Recipients」と表示されている場合
http://support.microsoft.com/kb/182987/ja

抜粋
メールの宛先欄に、”Undisclosed Recipients” と表示されていることがあります。これは、メッセージの差出人が宛先の電子メール アドレスを入力する際に、BCC (Blind Carbon Copy) ボックスのみを使用し、[宛先] ボックスには何も入力していない状態で送信していることを意味します。

宛先空欄は受信側のシステムによってはさまざまな状況を引き起こす可能性があります。
Toには自分のメールアドレスを入れることをお勧めします。

引用元-Yahoo!知恵袋

●BCC の使用に関する注意事項

・準備を整える メッセージの [BCC] ボックスに受信者の名前を入力する前に、BCC でメールを送信することをあらかじめ受信者に伝えておきます。これは、差出人セーフ リストに名前を登録してもらったほうがよいからです。メッセージの [宛先] ボックスに自分の名前を入力する場合は、宛先セーフリストにも登録してもらいましょう。

なぜそんな必要があるのでしょうか。実は、BCC メールはスパム業者の常套手段であり、多くの迷惑メールフィルタでは、[BCC] ボックスが使用されているメールを迷惑メールとして扱います。そのため、差出人の名前が Microsoft Outlook の信頼できる差出人のリストに登録されていないと、メールを送信しても迷惑メール フォルダに直行してしまう可能性があります。

Outlook で迷惑メール フィルターを設定する方法の詳細については、迷惑メール フィルター リストに追加する名前を参照してください。

・[BCC] ボックスに配布リストを入力する前に ルールに基づいてメールをフォルダに仕訳している人たちにとって、[BCC] ボックスに配布リストの名前が並んでいるのは不都合です。というのも、ほとんどの仕訳ルールでは、配布リストは [宛先] ボックスまたは [CC] ボックスに指定されるものだという大前提があり、BCC メールは仕訳の対象とはならないからです。

・指定可能な名前の数を確認する 多くの電子メール サービス プロバイダでは、メッセージの [宛先]、[CC]、[BCC] の各ボックスに入力できる名前の数が制限されています。たとえば、1 つのメッセージに指定可能なメール アドレスの数を 100 に制限しているところもあります。そのような制限がある場合に、[宛先]、[CC]、[BCC] ボックスのそれぞれに名前が入力されていたとしたらどうなるでしょうか。[BCC] ボックスに入力されている名前もカウントされるので、知らないうちに上限に達してしまう可能性も出てきます。アカウントのポリシーに関しては、ご利用の電子メール サービス プロバイダにお問い合わせください。

引用元-Office

まとめ
メールで間違って一斉送信してしまうなど間違いを起こさないよう、送信する前などは十分に確認しましょう。

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