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知っている?封筒マナー、返信の宛名書きと理由

      2016/04/02

知っている?封筒マナー、返信の宛名書きと理由

最近はエコ重視で手紙よりも、メールでのやり取りのほうが多いと思いますが、やはり重要なことはメールよりも手紙での案内が必要なときもあります。そんなときに不安になるのが、封筒の宛名書きや返信のマナーです。知ればより安心!調べてみましょう。

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返信用封筒はなぜ同封するの?

ビジネスシーンに限らず、日常の様々な場面で受け取った郵便物の中に、返信用の封筒(返信封筒)が入っていた、なんてことに遭遇する人は、きっと多いでしょう。
何故、返信用封筒が入っているのか疑問に感じませんか?
返信用封筒の書き方や「様」「御中」といった宛名のビジネスマナーについてまとめていきますが、その前にまずは返信封筒の目的を知っておきましょう。

返信用封筒とは、自分の宛名を届け先として書いた封筒

仕事上、相手から書類の返送をしてもらう機会は意外に多いものです。そんな時、発送する封筒の中に自分の宛名を届け先として書いた返信用封筒を入れて相手に送るといった対応をすることがあります。
返信用封筒とは、そんなときに自分の宛名を届け先として書いた封筒を指します。
では、返信用封筒を使う一番の目的とはなんでしょうか?

差出人から相手の手間を省く心遣いと誤送を防ぐ目的がある

ビジネスにおける返送用封筒の目的としては、返信用封筒を一緒に入れてあげることで、相手が返送に割く時間や手間を省けるという心遣いを見せるのは元より、返送時の誤送を少なくさせるといった目的があります。

引用元-キャリアパーク!ビジネスマナー

返信封筒、入れ方のマナー

封筒の書き方とは、相手に失礼のないように綺麗に丁寧にポイントを押さえておきましょう。宛名は丁寧に漢字の間違いが無いようにします。住所はビル名や階数まで正確に書き、会社名の株式会社は省略せずに正式名称で書きます。書き間違えた時には、修正液や修正ペンは使わずに新しい封筒に書き直します。

【返信用封筒 入れ方】
相手に手紙やビジネス書類を送った時に、返信してもらいたい場合にあらかじめ返信用封筒を同封します。返信用封筒を同封することで、返信を必ず下さいというメッセージにもなります。タレントや芸能人・ミュージシャンのファンクラブに入会したときなどに返信用封筒が同封されていますね。

また、就職活動で資料請求する場合に、返信用封筒を同封して送るように指示する会社もありますよね。そんな時は、返信用封筒を入れて企業におくりましょう。

同封する返信用封筒は、封入するサイズと同等かちょっと大きい封筒を入れておきましょう。返信用封筒を折らずに入れられるのであれば、折らないで入れ、折る場合は三つ折程度が良いでしょう。あまり小さく折る必要はありません。

心遣いとして言うのであれば、住所や氏名を記入する部分に折り目を付けないようにしましょう。手書き・プリントする際に書きづらいですし、印字が上手く行かなくなる場合があります。

引用元-封筒の書き方のビジネスマナー

行を御中や様に訂正する宛名の消し方と書き方のマナー

宛名の行を御中に訂正する場合はどんな時?

返信ハガキや封筒の宛名に「行」と書いているのは、自分をへりくだって言っている言い方です。
その為、相手に送るときに「行」をそのままにしておくのは失礼に当たります。
ただ、「行」は必ず「御中」に訂正すると勘違いしている人も多いようなので注意が必要です。
確かに「行」は訂正をする必要がありますが、必ず「御中」に変えなければいけないというわけではありません。
「御中」というのは、送り先が個人ではなく、会社の部署など宛名が個人名でない場合に使うものです。
その団体もしくは会社の人であれば誰が見ても問題ないものを送る際に使用するのが「御中」となるのです。

宛名の行を様に治す場合はどんな時?

先ほど、宛名の「行」を「御中」に訂正する場合のことをお話ししました。
会社や団体など多くの人が対象になるような手紙を送る場合の宛名の場合には「御中」を使用します。
では、個人にあてる場合にはどうすればよいのでしょうか?
これはもっとも簡単だと思います。
年賀状などを知り合いなどの個人に贈るときにはどのように宛名を書きますか?
もちろん最後に「様」をつけると思います。
これは相手から往復はがきなどをもらったときも同じです。
送る相手が個人名であった場合は宛名の最後の「行」を「様」に訂正するのです。

正しい行の消し方や訂正の仕方とは?

返信はがきや封筒を送るときにあらかじめ宛名の最後に記入されている「行」という文字を訂正して相手によって「御中」や「様」に書き直さなければならないということはわかったと思います。
しかし、意外と忘れがちなのが正しい「行」の消し方です。
じつは「行」の消し方で絶対に行ってはいけない方法があるんです。
それは修正液で消してその上に「御中」や「様」を記入するという方法です。
修正液を使うということは、「あなたの書いた「行」は間違っていたので訂正しておきました」という意味になり、これは相手にかなり失礼にあたることです。
では、正しい「行」の消し方とはどのような方法なのでしょうか?

行の消し方とは?

「行」といってもいろいろなパターンがありますよね。
もしも縦書きに書かれたものの場合には右上から左下にかけて二重線で消します。
まっすぐ真上から真下でも間違えではありませんが、消してあることが見づらい場合もあるので斜めに消す方が間違いありません。
そして横に書かれている場合には真横の二十線で消すのが正しい方法です。

行に訂正線を入れる時の線の引き方とは?

そしてもう一つ気になるのが消す線のひき方。
定規で引いてもフリーハンドでも問題はありませんが、定規で引くと幼い印象を与えるのでフリーハンドのほうがよいでしょう。

御中や様を入れる場所とは?

そして「行」を正しく消したら「御中」や「様」をどこに書けばいいかも問題ですよね。
横書きであれば「行」の右に書くのが一般的です。
縦書きも真下に書くのがよいという人もいますが、中には右横や右斜め下・斜め左下に書くのがよいという人もいるので統一されていません。
しかし、どれもマナー違反とは言えず、とりあえず真下か左斜め下であれば無難のようです。

引用元-ビジネスマナーを知って仕事力アップ!

便箋と封筒の選び方もマナーのひとつ

便箋の選び方

改まった手紙を書く場合、便箋の色は白無地を用い、カラーや模様の入った便箋は、親しい相手に宛てる場合に使用します。
便箋には、罫線のないもの、縦罫線のもの、横罫線のものがありますが、罫線のないものは改まった手紙や弔事・慶事の手紙など、全ての用途に使用できます。
縦罫線の便箋においても、罫線のない便箋同様、全ての用途に使用できます。
横罫線のものは基本的にはカジュアルな手紙として、親しい相手に宛てる場合にのみ用いるのがマナーです。
最近は、若者の間やビジネス文書で横書きの手紙を利用するケースが増えてきましたが、目上の人に宛てる場合や、改まった内容の手紙を送る場合は縦書きの便箋を使用するようにしましょう。

封筒の選び方

封筒に関しても、改まった手紙を書く場合はカラーのものや模様の入ったものは避け、白無地を使用します。
茶封筒も、改まった手紙には通常使用しません。大きめのものを同封したり、事務的な文書を送る場合にのみ使用し、基本的には使わない方がよいでしょう。
また、和封筒には一重の封筒と二重の封筒とがあります。通常は二重の封筒を使いますが、弔事の手紙においては「不幸が重ならないように」と一重の封筒を使うのがマナーです。
洋封筒は主に、挨拶状、招待状、案内状を送る場合に使われます。和封筒と異なり、開封口が長い方の辺になっているため、写真やカードを同封する場合にも便利です。
弔事の手紙の場合、通常の手紙と封じ目を逆にすることから、郵便番号の枠がないものを選ぶと良いでしょう。

引用元-手紙の書き方大辞典

切手の貼り方、選び方

縦長の封筒の場合

縦長の封筒では、切手は左上に貼るのが基本です。
2枚以上の切手を貼る場合は、縦に並べ重ならないように貼り付けます。

横長の封筒の場合

主に、洋封筒を横書きにするなど、封筒を横長に使用する場合、切手は右上に貼るのがマナーです。
これは、郵便物の消印を機械で処理する際、封筒を縦に置いた状態で消印を左上に押すことから、横長の封筒を縦に置いた時、切手が左上になるようにするためです。
2枚以上の切手を貼る場合は、横に並べ重ならないように貼り付けます。

切手の選び方

正式な手紙を書く時は、キャラクターものやポップなデザインは使用せず、風景など季節感のあるものを使用するのが良いでしょう。
弔事の手紙を書く場合は、派手な絵柄は避けるのが無難です。
また、あり合わせのものを貼り付けたといった印象にならないよう、できるだけ少ない枚数でおさまるようにしましょう。

引用元-手紙の書き方大辞典

まとめ
手紙は相手の顔が見えない分、差出人の気持ちが伝わるものですね。受取人が気持ちよく受け取れるようにマナーには気をつけたいですね。

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