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まとロゴす

メールにファイルを添付!その注意点

      2016/04/12

メールにファイルを添付!その注意点

メールでは資料や写真などを添付して送ることができます。ところでメールに添付できるファイルのサイズはどのくらいなのでしょうか。今回はメールを添付するときに気を付けることを調べました。

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メールに添付できるファイルのサイズとは

メールにファイルを添付するとき、「このサイズ、送っても大丈夫かな・・・」と迷うこと、ありませんか?

送信できるか否かは利用しているプロバイダにもよりますが、仮に送信できるとしても、相手がストレスなく受け取れるかどうかは別問題。サイズの大きいファイルを送って(送られて)、送受信に支障をきたした経験がある人もいるかと思います。
では、添付ファイルの大きさは、どれくらいのサイズまでならOKなのでしょう?

添付するファイルのサイズは2MBまでが無難!

一般的に、メールに添付するファイルの容量は2MBまでがマナー、と言われています。
ファイルのサイズが大きすぎると、たとえば画像の場合、全て表示させるのに時間がかかるなど、相手がストレスに感じることもあります。
それ以前に、ファイルのサイズが大きすぎて、相手に届かないケースも。多くのプロバイダは、送受信できるファイルのサイズに制限を設けているからです。
テキストファイルや、画像を使っていないWordファイルくらいなら大した容量にはなりませんが、PDFやPowerPointのファイル、音楽や動画ファイルはサイズが大きくなりがちなので、注意が必要です。
画像については、サイズの小さい画像を数枚送るくらいなら問題ないでしょう。が、デジカメで撮った高画質の画像には要注意。今は高画質のデジカメが増えているので、写真1枚のサイズが3MB、というも珍しくありません。
見てもらいたいからと、ついつい何枚も添付したら10MBを超えていた・・・! なんてことはよくある話です。
メールにファイルを添付する際は、送信前にサイズを確認する習慣をつけるといいですね!

引用元-エンジョイ!マガジン

なぜ大きいサイズの添付はダメなのか

答えはシンプルですよね。送信したファイルのサイズが大きすぎると、相手がメールを受信できないケース等があるからです。インターネット接続環境は向上し、パソコンのスペックも良くなっていますが、モバイルで利用する場面が増えていることを考慮もすべきですね。
ピンと来ない方に、相手にどんな風に思われているか、シーン別で具体的にご紹介。

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例1:メール受信に、時間がかかる。

受信者の方は、イライラしながら受信中の画面を前にじーっと待っています。その上で、タイムアウト(通信
切れ)して、再度受信からやり直し。「うわー!メンドクさいメール送ってきたなぁ」って、言われているかも。

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例2:そもそも届かない。

メールサイズが大きいと、危険なプログラムと受信者のメールサーバが判断する可能性があります。つまり、あなたの送ったメールが、届かない状況です。受信者も、メールサーバーが容量制限のためはじいたと、すぐにわかればよいですが、それがわからない場合、なぜ届かないのか、いろんな方法で確認するだけでも大幅に仕事の時間を割くことに。そして、最終あなたのメールのサイズが大きすぎる・・・という結論に達します。そして、とっても気をつかって、こう電話をかけます。
「非常に申し訳ないのですが、ファイルサイズを小さくしてもう一度、送ってください」

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例3:とどめの一撃!

メールボックスの容量には限界がありますが、会社にお勤めの場合、一人に割り振られる容量が少なく毎日ぎりぎりのラインで運用されていることも。そんな場合は、あなたからのメールで、最大受信容量をこえてしまいます。すると制限がかかってしまい、その後、他のメールを全く受信できなくなってしまうことも。そんなときに、受信側で言われているセリフ。
「うわ、爆弾来た!」「DOS攻撃された!」「これ消さないと、他のメールが見れない・・・メンドクサイ」

引用元-オフィスミカサBLOG

サイズを小さくしてファイルをメールに添付するには

ファイル圧縮や画像縮小で添付ファイルの容量を抑える

それでは大容量ファイルを送付したい場合はどうするか…という本題の前に、メールにファイルを添付するときの、基本的な作法を確認しておこう。ここで紹介するポイントをチェックしておけば、場合によっては添付ファイルのサイズを小さく収めて、普通にメール添付で送付しても大丈夫になる場合もある。

ファイルを圧縮する

ファイルサイズが大きいときは、まずファイルをzip 形式で「圧縮」してみるといい。「圧縮」とは、「個々のファイルのサイズを縮小し、複数のファイルを一つのファイルの中に収納する作業」と考えればいい。圧縮はWindowsのメニューから簡単に行える。ファイルの種類にもよるが、ファイルがBMP(ビットマップ)ファイルなどの場合は、zip 形式に圧縮するだけでかなりサイズが抑えられる。

また添付ファイルが何個もある場合は、圧縮によって1個にまとめてしまった方が便利な場合も多い。相手が添付ファイルをメールからデスクトップなどにコピーする場合、メールソフトによってはいちいちファイル1個ごとに「保存」作業を行わなければならないこともある。圧縮しておけば、ファイルを1個だけ保存し、あとは展開(解凍)するだけで済むので手間が軽減できるのだ。

サイズの大きなファイルや、複数のファイルを添付したい場合は、zip 形式に圧縮して1ファイルにまとめておいた方がよい。Windows 8.1なら圧縮したいファイルを選択して右クリックして「送る」から「圧縮(zip形式)フォルダー」で圧縮が可能だ。また圧縮されたファイルを受け取った場合は、zipファイルを右クリックして「すべて展開」を選択することで展開することができる。

添付画像の解像度を落とす

メールで製品写真などの画像ファイルを取引先に送ることはよくある。この際にデジタルカメラで撮影した画像をそのまま添付している人も多いのではないだろうか。最近のデジタルカメラは高解像度なので、そのままのサイズだとパソコンの1画面に収まりきらないほどだが、「ちょっと形状を確認してもらいたい」といった用途の場合はそこまでの高解像度は必要ない。

例えば、元の写真が4096×3072ドットだったものを、1024×768ドットに縮小すれば、縦1/4×横1/4になるので、1/16になる。実際のファイルサイズはここまで小さくはならない場合が多いものの、ざっと確認してもらうだけならこの程度でも十分だ。無駄に大き過ぎる画像を送付すると、相手にも面倒を掛けるので気を付けたいところだ。

引用元-大塚商会

Zipファイルをメールに添付してはいけない?!

理由はスマホでメールを受け取る人が急増中であるため

 どうしてZipファイルの添付を嫌う人が増えてきたのだろうか? その背景にはメールを受信する「端末や環境」の変化がある。

 仕事のメールはこれまでパソコンだけで送受信するのが当たり前だった。しかし今ではスマートフォンやタブレットなどを使い、モバイルデータ回線を経由して仕事のメールを確認し、場合によってはその場で判断して返答までしてしまう機会が増えている。「移動中や屋外ですぐに」というケースも稀ではない。

 手間なくスピーディーに内容を確認したいスマホユーザーにとって、添付ファイルはメールアプリから直接開いて表示できるものにしてほしいと思うものなのだ。

 しかしパソコンとは異なり、スマートフォンやタブレットには、デフォルトでZipファイルを解凍する機能がない。もちろんアプリを導入すれば、Zipファイルを解凍できるが、すべての人がそれらのアプリを導入しているかはわからない。また、使い方に慣れていないと解凍された場所が分かりにくく、開くのも一苦労という面もある。

引用元-ASCII.jp

重いファイルを送るときは転送サービスの利用を

高解像度な写真データや、音声ファイル、動画ファイルなど、最近のファイル容量は増加する一途。他人とのデータのやりとりもひと苦労です。物理的に近ければ、SDカードやUSBメモリなどで手渡しする方法もありますが、遠く離れた人とやり取りするのはかなり難しいです。
また重いデータをメールの添付ファイルとして送っても、5MBを超えればエラーメールで戻ってしまう場合もあります。

そんな時に便利なのはファイル転送サービスです。送信側は、サービス提供者のサーバに送信したいファイルをいったんアップロードして、ダウンロードできるURLをメールなどで受信側に送るだけ。受信側がURLをクリックしてファイルをダウンロードする仕組みです。

ファイル転送サービスは、日常的に使うことはあまりありませんが、使いたい時に、すぐに利用することができると、とても便利です。

引用元-一般社団法人 日本パソコンインストラクター養成協会

まとめ
メールでファイルを送れるのはとても便利ですが、添付するときはサイズをよく確認しましょう。

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