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まとロゴす

ネットで問い合わせのメールを送りたい!書き方の注意点は?

      2016/04/18

ネットで問い合わせのメールを送りたい!書き方の注意点は?

今はインターネットで買い物をしたり、就職の求人の情報を得たりすることができます。しかしネット上の情報だけではわからないこともありますね。問い合わせのメールを送る場合はどんな書き方をしたらいいのでしょうか。

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問い合わせメールの書き方の注意点

①「件名」は必ず入れる。

件名は、相手に中身がどんな内容なのか教えるモノです。
友達ではないので、相手はあなたのアドレスを知りません。
「迷惑メール」と思ったら必ず消してしまいます。
一般的には「○○の件について」「○○について質問です」「はじめまして、○○と申します」など、本文に繋げたものにする。
応募などの場合は指示されている場合があるので、応募要項を必ず読みましょう。

②誰に送っているのか、また自分は誰なのか。

あなたは何処の誰に送るのですか?
一つのメールを共有している家族が要る相手なら件名に書くべきですし、自分は、あなたの事を知っていて送るという意思を伝えましょう。
「○○様へ」「○○の皆様」など企業なら「○○会社○○課 ○○様」などです。
あなたは誰ですか?せっかくメールを見てもらえても内容が「用件のみ」だと、とても失礼ですよね?
送った相手が旧知の仲なら分かりますが、会った事もない人には理解してもらえません。
まずは、自分の挨拶をしてください。
自己紹介とまでは行きませんが、「はじめまして、○○と申します。」「いつもお世話になっております。○○です」程度でかまいません。
他には「サークル○○の、○○と申します。」「先日、○○で楽しくお話させていただいた○○です。」など、共通する話題を入れると相手が気付いてくれたり、親近感を感じてもらえます。

③本文の内容は分かりやすく書く。

はじめの挨拶をしたら、本題に移りましょう。
どういう内容なのかよく考えて、相手に理解してもらえる内容にしてください。
例えば、絵文字だらけや記号だらけだと知らない人はチンプンカンプンで読むのを諦めます。
場合によっては、絵文字嫌いな人、こんにちゎなど小さい文字に不快感を感じる人もいます。
また、「だよね★」「よろしく!」など親しい訳ではないのにはじめから「友だち言葉」の書き方も考える必要があります。
企業等へ送る場合は完全なNGです!
最初の内は、丁寧語などで送るのがベストです。

④最後には挨拶と名前

内容も伝えてほっとしてはいけません!
伝えるだけ伝えて、相手はどう思うでしょうか?
もしかしたら、忙しいのに返信をしなくてはならないかも…。
「こんな忙しい時に送ってくるんじゃねぇ!」と思うかもしれません。
相手を思いやる挨拶をしましょう。
「お忙しいとは思いますが、よろしくお願いいたします。」「用件のみではございますが失礼致します。」「急いではおりませんので、お手隙の際はご返信をお願い致します」など、相手を思いやる一言を入れましょう。
また、最後に自分の名前を入れてしめましょう。
「本名苗字」や「サークル名 PN」などを書いておくといいと思います。

⑤返信が帰ってきたら感謝の気持ちを

自分のメールの内容に対して返信が帰ってきました。
帰って来たことにより、コミュニケーションが取れたことになります。
相手に感謝して、一言メールを返す事も大切です。
相手は、届いているか、内容を理解してくれているか心配になります。
簡単な本文でかまいませんので連絡してあげて下さい。
「件名」は変えない、又は分かりやすいものにする。
「○○です。返信ありがとうございました。」など感謝の気持ちを伝えてから本文へ
「○○の件、了解しました。」
「分かりやすい説明をありがとうございました」
「申し訳ありませんが、○○がまだよく分かりません」など
最後に一言や、名前を入れる。
「○○で、お世話になりますので、その時はどうぞよろしくお願い致します。」
「会う機会がありましたら、よろしくお願いします。」など

メールは手紙と一緒で、相手の顔の表情や声のイントネーションが分かりません
簡単な内容のシンプルな文になると、相手により「失礼な人」「キツイ印象」等のイメージを持たれてしまいます。
相手を思いやる文を考えてメールを作る事が大切です。

引用元-CRUSH!スタッフブログ

問い合わせメールは件名から気を付けて

●質問は件名から始まっている!

「質問」「質問です」「質問があります」は、質問メールによくありがちな件名です。そのほかに「教えてください」「分かりません」という件名も多いです。「助けてください」という件名も目にしたことがあります。
こうした件名は迷惑メールにも多く見られます。せめて、「何について」の質問なのか、「何を尋ねたいのか」「どこが分からないのか」を件名にも記しましょう。

× 「質問があります」
× 「教えてください」

○ 「○○の表記の仕方について質問があります」
○ 「△△の設定方法についてお尋ねします」

質問事項がひと目で分かる件名にしておけば、本文では「標題の件についてですが…」と、具体的な質問内容に踏み込んでいけます。
たまに「ご質問です」「ご質問があります」という件名を見かけますが、これは間違い。質問は、自分から相手に、自分の(疑問を解く)ためにする行為です。自らの行為に敬語の「ご」を付けるのは適切ではありません。

× 「ご質問です」

○ 「○○について質問がございます」

●質問する前に下調べを!

質問される側にとって答えに窮する質問は、下準備ができていない質問です。

・思い付きで、はっきりした理由や根拠のない、行き当たりばったりの質問
・「私は専門家ではないので」「私は素人なので」と、よく調べもしないまま、丸投げしてくる質問
・「○○さんはこう言っていたのですが」「テレビで見たのですが」とあいまいな情報をうのみにし、自分できちんと確認していない質問

「聞くのはタダ」「専門家に聞くのが早い」とばかりに、主観的な疑問や意見を投げ掛けてくる質問が答える側としては、一番困ります。
「分からない」「知らない」「困った」という状態や感情のまま、相手に助けを求めるのではなく、少なくとも

・「何が」分からないのか
・「どこまで」が分かり、「どこから」分からないのか
・「どのように」困っているのか

をはっきりさせてから質問することが肝要です。

質問の的が絞れていれば、知りたいと思う「核心」に近い回答を得ることができますが、ぼんやりとしてポイントが定まらない質問は、「それなり」の回答しか得られません。

疑問点を具体的に説明できるまで、自分で調べ、確認してから質問する習慣をつけましょう。

引用元-jin-Jour

適切な言葉遣いで問い合わせを

「お伺いします」はビジネスメールに適切な言葉なのか?

「お伺い」という言葉には、訪問する、質問する、のふたつの意味があり、どちらもビジネスで必須の言葉です。
「話を聞きたい」「会社を訪問したい」という内容の問い合わせメールを送る機会が多いビジネスパーソンにとっては、「お伺い・お伺いします」という言葉の扱いに困った経験をお持ちの方が多いのではないでしょうか。「お伺いします」はビジネスメールに適切な言葉なのか見ていきましょう。

「お伺いします」は適切!「お伺いさせていただく」は不適切!

ビジネスメールでは適切な日本語で文章を作成するのが大前提です。といっても、敬語はなかなか難しいものですよね。

「訪問する」の意味で「お伺いします」と使うのは適切です。
ほかにも、「伺います」「参加します」といった言葉でも良いようです。すこし丁寧さに欠けると感じるかもしれませんが、長々とした文章が丁寧というわけではありません。
シンプルに「お伺いします」「伺います」と書きましょう。

なお、「お伺いさせていただく」が不適切とされるのは、二重敬語になっているからです。
二重敬語とは、一つの語について同じ種類の敬語を二重に使ったものを指します。二重敬語は一部の慣習的に使われるようになった言葉以外では不適切とされています。
「伺う」「させて頂く」は、いずれも謙譲語なので、二重敬語になってしまいビジネスメールや問い合わせメールでは不適切なのです。

二重敬語を避けるというのは、「質問する」という意味で「お伺い・お伺いします」という言葉を使っても同じなので、覚えておきましょう。

引用元-キャリアパーク!

機種依存の文字は使わない

大体の人がWindowsを使っていますが、Macなど別のOSを使っていらっしゃる方もいます。その際、Windowsしか使えない文字を使用してしまうと、文字化けしてしまいます。例えば、1を丸で囲んだ文字とか。
最近は、機種依存の文字を使ったら、メールを送信する際に教えてくれるメーラーもありますね。

今回は、私がこんなメールをもらったらわかりやすいという書き方をご紹介しましたが、もちろんこれは個人メールに関わらず、ビジネスメールにも言えることだと思います。
わかりやすい書き方をして、そこから人とのコミュニケーションを拡げていきましょう。

引用元-Cool Web Window

問い合わせメールの書き方の例

———————————————–
差出人:sakika fukuyama<sakika@red&bule.ne.jp>
宛先:<saiyokakari@mainichi-pro.co.jp>
送信日時:20XX年10月9日 月曜日00:33AM
件名:「貿易事務」求人への問い合わせ
———————————————–
マイキャリ倉庫株式会社
採用ご担当者様

前略
マイナビ転職 で、貴社の「貿易事務・経験者」の求人
募集を拝見しました。HPも拝見し、ぜひ応募したく考え
ておりますが、2点の疑問があり、確認をさせていただ
きたくご連絡申し上げます。
また、ご参考までに下部に簡単な履歴を記します。
なにとぞ、よろしくご検討のうえご回答を賜りますようお
願い申し上げます。               草々

■問い合わせ内容■
(1)入社可能日について
引き継ぎが長引いており、「入社可能日は本日より1〜
3カ月先」とあいまいな状況です。そうした条件でも、選
考対象にしていただくことが可能でしょうか?
(2)勤務地について
貴社の求人に、東京都港区と神奈川県横浜市の記述
がありました。両者への通勤が可能ですが、もし、でき
るならば横浜市勤務の希望があります。配属について
、そうした本人希望を考慮する制度はございますか?

■自己紹介■
氏  名:福山咲花(ふくやま さきか)
年  齢:満25歳
住  所:東京都渋谷区在住
最終学歴:山手女子短期大学英文科卒業

■職 歴■
20XX年4月 福寿株式会社に新卒入社
貿易代行会社である現職場で、アジア・欧米・中近東な
ど幅広い相手国と貨物を扱って、コレポンから輸出入
書類作成、通関業務、為替決済などに携わる。
20XX年10月 在籍中(退職予定日:未定)

■スキル・資格■
TOEIC 760点
実用英語技能検定準1級

■連絡先■
携帯電話/080-1234-XXXX
メールアドレス/sakika@red&bule.ne.jp

引用元-マイナビ転職

まとめ
問い合わせメールは文面だけでのやり取りなので相手にわかりやすい書き方を心がけましょう。

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