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仕事のメールは苦手?怖い誤送信をなくしてメールを活用!

      2017/04/26

仕事のメールは苦手?怖い誤送信をなくしてメールを活用!

ビジネスにおいてメールの利用は欠かせないものです。仕事のメールが怖いと苦手意識を持たずにしっかり活用したいですね。しかし中には誤送信してしまう場合もあるので気を付けましょう!

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仕事のメールの返信は早めに!

メールのレスの速さと仕事能力は、ほぼ比例します。忙しいと遅くなるのではという気がしますが、逆です。むしろ、早いのです。

早い人は、内容も洗練されています。
まず結論があり、次に理由、誰が何のアクションをいつやるのかといった5W1Hが2〜3行で書かれているのがよくあるパターン。
過剰な装飾、あいまい表現がなく、わかりやすいのです。
わからないことであっても、「わからない」と返ってきます。
で、「ごめん、ムリ」なのか、「調べるから待ってろ」なのか、「別のソースに当たれ」等を示してくれます。
頭の回転が早く、コミュニケーション力があるという証拠でもありますね。

なお、レスの早い人は、海を越えても早いです。時差もおかまいなしです。
こういう人の特徴で「スマホで返してくる」ケースがありますが、タイポがちらほらあったりします(変換手順がない英文メールに多い)が、意味がわかれば十分です。
正確なメールが2日後に返ってくるより、打てば響くように返ってくるタイポ混じりのレスのほうが100倍いいです。

引用元-six apart ブログ

仕事のメールに反応なしはNG!

「仕事メールを返してこないのに、その間もツイッターはしっかりやってる」「携帯がたいてい留守電で、要件を入れてもよほどのこと以外は折り返してこない人が増えてる」といった声も複数ありました。

どのケースも、「特に仕事がデキない人ではない」というから、コミュニケーションにだけ問題があるのでしょうか?
携帯・メール・SNS・LINEと、これだけツールが発達してるのに、逆に連絡が取れなくなっているとは異様です。

引用元-J・SPA!

仕事のメールを怖いと思わずしっかり報告を

上司の前で良い格好しようと思わない

上司に報告をするのが怖い・できないと感じのるのは、報告をするときに、「いい格好しよう」「少しでも良い自分を見てもらおう」という思いが働いてしまい、失敗したら評価が下がってしまうのではないかと思ってしまうのです。

対処法として、いつもの自分を見てもらう、という気持ちで報告をしに行くようにすれば、上司への報告が怖いといった感情は薄らぎ、できないものも変わっていきます。

「良い報告」も「悪い報告」も上司の機嫌が悪い時にしてしまう

敢えて、上司が怒っている間に悪い報告をしてしまうのもひとつの手です。
最初は怖いかもしれませんが、普段から報告できない人にはおすすめの方法です。

自分の報告によって上司が怒ると確信しているのであれば、平常時に報告して上司の機嫌を損ねる必要はありません。
相手が怒っている状態の時に、勢いに任せて報告してしまったほうが最初は怖いですが、のちのちは楽になるときもあります。

引用元-キャリアパーク!

これは怖い!メールの誤送信

6割近くが経験あり

情報セキュリティーメーカーのデジタルアーツが発表した「勤務先におけるメール誤送信における実態調査」によると、就業時にメールの誤送信を経験した人の割合は59.6%。
理由(複数回答)は、「添付ファイルを忘れる」が46.5%、「添付ファイルを間違える」が32.3%など。なかでも高率の「宛先間違い」(77.88%)が目をひく。

調査は、全国の20歳以上の就業者男女対象に2015年3月、インターネットで実施。
有効回答数1434サンプルで、7月末に公表した。

これらの実態についてツイッターなどネットでの声を拾ってみると、やはり誤送信をした・受け取ったとの声が多く上がっている。
目立つのは、「途中で送信」や、「内容の不備」に関するもの。

引用元-JCAST会社ウォッチ

Gmailなら誤送信メールを取り消せる場合も

Gmailは、送信後、最大30秒までなら取り消せる

利用しているのがGmailなら、送信メールを取り消すことができる。
ただし、この機能は、標準では利用できない。
使えるようにするのは簡単だ、次の手順で、機能を有効にしておく必要がある。

・[設定]ボタンをクリックしてメニューを開き、[設定]をクリックする。
・[Labs]の[送信取り消し]で[有効にする]を選択し、[変更を保存]ボタンをクリックする。
・[全般]に[送信取り消し]の項目が表示されるので、[送信取り消し機能を有効にする]をチェックし、取り消せる秒数を指定したら、[設定を変更]ボタンをクリックする。
以上で設定は完了だ。

次に、送信メールを実際に取り消す手順を説明しよう。
取り消せるのは、送信後、指定した秒数だけだ。

・新規メールを作成したら[送信]ボタンをクリックする。
・「メッセージを送信しました」と表示され、同時に「取消」という文字も表示される。
・「取消」が表示されるのは、設定画面で指定した秒数なので、取り消すのであれば、その間に「取消」をクリックする。送信が取り消され、メール作成の画面に戻る。
作成中のメールは「下書き」フォルダに保存される。
指定した秒数が経過すると「取消」が消えて、取り消すことはできなくなる。

引用元-livedoorNEWS

まとめ
意外と誤送信してしまう人は多いようです。失敗を恐れずにしっかりメールの活用をしてみましょう。慣れることでミスもなくなっていきますね。

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