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教授にメールでアポを取るには?失礼のないアポイントメールのポイント

      2017/06/07

教授にメールでアポを取るには?失礼のないアポイントメールのポイント

最近はアポを取るときにメールを利用する人は多いですね。しかしメールを送る場合にもマナーがあるので、ただ単に用件だけを送ればいいわけではありません。例えば大学の教授にアポイントメールを送る場合はどのような事に気を付ければいいのでしょうか?

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アポイントメールを送るポイントとは

アポイントメールのポイント3カ条は、
1.相手の都合に極力あわせようとの姿勢を見せる
自分の都合を優先せざるをえないときでも、できるだけ相手に配慮した表現をしましょう。

2.希望日時を明確にし、早く決められるようにする
お互いの都合をすりあわせるためにはある程度の選択肢が必要ですが、選ぶ幅が広すぎて話があいまいにならないようにしましょう。

3.時間を割いてもらうことへの感謝の気持ちを忘れない
目上の相手にはもちろんのこと、自分が上位であっても「相手に時間や手間を取らせている」という配慮や感謝はしっかりと伝えましょう。

引用元-livedoorNEWS

教授にメールを送る前に考えることとは?

書くべき内容とその順序を決める

次に、いきなり本題に入るまえになぜメールしたのか、どういう経緯でその先生のことを知ったのかを書きましょう。
一番最初に「突然のメール失礼いたしました」など一言加えるとそれがクッションとなり相手も読みやすくなります。

[例]
突然のメール失礼致しました。私は現在・・・に所属しており、そこで・・・を学んでいます。
特に~~に興味を抱いております。
そのことを私の研究室の先生である■■教授に話したところ○○先生をご紹介くださいました。(かならずメールをした理由を説明しましょう。そうすることで相手の不安もなくなり、今後の流れがスムーズになります。)

次に本題に入りましょう。
ここでは、「訪問したい」という要求をストレートに伝えます。
なぜ訪問したいのか、なぜこの研究室を選んだのかということをここで長々と説明する必要はありません。そのような疑問はクッションとして前述してあるからです。
そして、予定や時間をしっかりと伝えましょう。

引用元-Campus Magazine

自分の名前を設定することを忘れないように

名前を設定する

・メールソフトの「設定」などで、自分の名前をちゃんと入れておくこと。
アドレスからだけでは誰だかわからない場合がほとんどです。

・携帯メールでも設定することが可能のはずです。ぜひおねがいします。携帯の場合、知りあいのアドレスはすぐ電話帳に名前といっしょに登録するので気にならないのでしょうが、PCでメールを受けとる場合はそうじゃないのね。
特に学生さんから受けとるメールの場合、教員はそれが誰だかわからないというのがふつうです。
気をつけてください。egurin-love-love@example.comとかってアドレスが教員に送るのに適切かどうかも考えた方がいいかも。
ずっとtaro-love-forever@example.comの人がheartbreak@example.comやjiro-love@example.comに変わったら気になる。

・なんらかの事情で携帯に自分の名前を入れたくないってこともあるかもしれません。
それに、どういうわけかdocomoは名前を設定できないのですね。
あんな会社の機械を使ってはいけません。

引用元-江口某の不如意研究室

アポイントメールは柔らかい表現で

打ち合わせの依頼をするときは疑問形にして柔らかい表現に

打ち合わせなどを依頼するときの文章として、アポ取りでは「恐れ入りますが、近日打ち合わせさせていただきたく、お時間頂戴できますでしょうか」など、最後は疑問形で終わると柔らかい印象になります。

「打ち合わせしたいため、時間の調整をお願いいたします」では上から目線で、あまり印象のいいメールではありませんよね。
アポイントの取り方では敬語と柔らかい表現を用いるのが大事です。

引用元-キャリアパーク!

教授へのアポイントメールの書き方

1.冒頭は、
OO大学XX研究室教授 △△先生で、はじめましょう・・

2.書き出しは、全くお会いしたことがない先生なら
突然のメールをお許しくださいで、続けよう。
もし、お会いしたことのある方ならOOの講義でお話を拝聴いたし・・・
XXの講演会の時に自己紹介させていただきました・・・くらいは書いてみよう。

3.まず、名乗ろう
●●大学薬学部のXXと申します。

4.なぜ、その研究室を知ったかを書く
テレビでみて・・OOの本でみて・・・特別講義でお話しを聞いて・・・

5.なぜ、研究室訪問したいのかを書く
修士または博士進学にあたり、先生の研究室を見学させていただきたく・・と書くのが普通でしょう。
もし、見学するなら、就職j状況や奨学金のことはその折に尋ねることにして、このメールには書かないほうがいいでしょう。
先生の研究のこの点について興味を持ち、自分も加わりたいと思いました・・・と、第一印象をよくしよう。
また、最初に、ぜひ博士課程に進学したい・・などと書くと、見学して、その先生と会ってみて、やめたくなった時に揉めるので、最初は書かないほうがよいと思います。

6. 自分の都合のみを主張しないで、訪問してよい時間を尋ねる。
ご多忙中、恐縮ですが、見学のお時間をいただけませんでしょうか。私の都合を申し上げて大変勝手でございますが7月中は試験があり、8月の前半でお願いできましたら幸いです。くらいのことは、書いてみよう。
くれぐれも、7月10日の午後とかというように、自分の都合を全面に押し出さないこと。
押し出すなら、現所属研究室では、お盆(8月13日から20日)しか休みがなく、そちらにお伺いできるのが、13日から15日になってしまいます。大変、勝手ですが、その間でお時間を融通くださいました幸いです。
くらいは、書いたほうがいいですよ。

7.ちゃんと結びの文を書こう。
どうぞ、よろしくお願いいたします。とか、ご配慮の程、お願いいたします。

8.自分の名前や連絡先を最後にちゃんと書く。

引用元-女性教授奮闘記 from Toyama

件名は省略しないように

「件名」を省略しない

携帯メールの場合特に「件名」を省略することが多いようですが、大学教員というのは1日100通ぐらいのメールをさばくのが普通ですので、省略しないこと。
省略されると検索したりするのがたいへんなります。

引用元-江口某の不如意研究室

まとめ
教授にメールを送る場合には、ポイントを押さえて失礼のないようにしましょう。

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