日頃の疑問や豆知識を調べて簡潔にまとめています。さらに詳しい内容を知りたい方は引用元でご確認下さい。

まとロゴす

電話の取次ぎを覚えよう!会社の内線について

      2018/04/04

電話の取次ぎを覚えよう!会社の内線について

会社ではビジネスホンという自宅用の電話とは違う電話を使用していることが多いです。ビジネスホンでは内線を使って会社内の様々な部署の人を連絡を取ることができます。今回は会社の電話の取次ぎについて調べました。

スポンサーリンク

  こんな記事もよく読まれています

インフルエンザの予防接種の料金はいくら?

冬になるとインフルエンザの予防接種を受ける人は多いかと思いま...

働く日は週3日必要!?パートで保育園に預ける場合

保育園に子供を預けて働く場合、パートでも預けることはできるの...

子供の習い事の送迎で友達とトラブル

子供が習い事をする場合、欠かせないのが送迎です。中には一人で...

簿記の資格を取りたい!勉強はどんな場所でするのがおすすめ?

簿記の資格を取得するために、独学で勉強している人は多いのでは...

彼氏との記念日のプレゼントに手作りアルバムを作ってみよう!

彼氏との記念日には特別なプレゼントを贈りたいですね!そんな時...

日本は税金をとりすぎ!?外国と比べらどう?

日本に住んでいる人は、国に定められた様々な税金を払っています...

介護の仕事は大変!男性の場合いつまで働ける?

介護の仕事には昔は女性が就くことが多かったようですが、最近は...

大学院の試験に向けてどんな勉強をしたらいい?

大学院の試験はどのようなものかあまり知られていないようです。...

白内障の手術は怖い?どんな手術をする?

白内障は高齢の方に現れやすい現象で、進行すると視力が低下しま...

警察の番号はなぜ110番?かけるときの注意点

事件や事故などに遭遇した場合は、警察に連絡をしますね。警察の...

奨学金の返済が残っているけど結婚出来る?

大学時代に奨学金を借りて通っていた人は多いのではないでしょう...

マイナンバーを職場に出すときはどうする?通知カードのコピーは可?

勤務先で、社会保険や年末調整の手続きをするときはマイナンバー...

手術中に麻酔が切れる!?切れた場合の影響とは?

手術をする場合は、手術によっては局所麻酔か全身麻酔をかけます...

パソコンを廃棄する時は注意!HDDはどうしたらいい?

パソコンを廃棄するときは、パソコンの中のデータを消さないとい...

親が再婚したら子供の苗字はどうなる?変わる場合と変わらない場合

親が離婚した場合、子供の苗字はそのままでは変わることがありま...

ディズニーランドのチケットの種類とは?日にちの変更は可能?

ディズニーランドに入園するには当然チケットが必要になります。...

ドラムの練習はどうやったらいい?初心者におすすめの方法

ドラムの練習は自宅ではなかなか難しいですね。しかし何事も練習...

神社を参拝するのに適した時間は?夕方はどう?

神社を参拝するときの参拝の作法を知っている人は多いと思います...

ディーゼルとガソリンを間違えて入れるとどうなる?

ディーゼルエンジンとガソリンエンジンの違いを知っていますか?...

甲状腺に異常が起きるとでる症状とは?咳がある場合は?

甲状腺は、身体のホルモンの調整を行う、重要な器官です。もしこ...

スポンサーリンク

会社の電話、ビジネスホンとは

ビジネスホンの接続回線には外線と内線がある
歴史の前にまずは外線と内線の2種類の回線があることをご説明します。
ビジネスホンを簡単に説明するならば、複数の外線と内線を共有できる電話機の事です。ここでサラリと「外線」と「内線」という単語を使いましたが、この2つはビジネスホンを説明する上で非常に重要なキーワードとなります。

外線電話とは

外線とは、正式には「外線電話」と言い、公衆回線を使ってかかってくるもの、簡単に言えば、通常の電話のことを指します。

内線電話とは

一方の「内線電話」すなわち、内線とは専用線や構内交換機、主装置を使用することで公衆電話網を使わずに通話できる電話のことです。
私設電話とも呼ばれており、電話料金がかからないという利点があることから、当初は会社など同じ組織内での通信で使用されていました。
しかしやがて、内線を管理している主装置に公衆回線も接続し、外との通話機能をも持たせるようになりました。
ビジネスホンとは一般的に主装置に公衆回線も接続されたこの内線を指しています。

引用元-OFFICE 110

内線で社内の社員とやり取りする方法

ビジネスフォンでの内線のかけ方

ビジネスフォンでは、内線を使用して離れた社員と連絡を取り合うことができます。
他の部署やフロアの違う社員と話したい場合に便利です。
内線をかけるときは、内線ボタンを押します。受話器を上げて相手の内線番号をダイヤルすれば、コール音が鳴って相手が電話に出れば通話ができます。
また、ビジネスフォンの機種によっては音声で相手を呼び出すことができるものもあります。呼び出したい相手が倉庫や工場にいる場合や、一つの電話を複数人が共有している場合に便利です。やり方も簡単で、内線番号をダイヤルした後、ある固定のボタン、例えば「*」のボタンを押して音声を切り替えます。その後、受話器に向かって相手の名前を呼べば、相手方の電話からスピーカーとなって自分の声が届きます。

引用元-ビジフォン.com

受けた電話を内線で取り次ぐ方法

ビジネスフォン「保留ボタン」の一般的な使い方

「保留」の一般的な使い方は、外線1を受け「保留ボタン」を押すと外線1が保留状態となり同時に内線通話呼出し待機状態となります。
このとき受話器からは「ツッツッツ」という内線発信を待機(ダイヤルを待機)する音が聞こえてます。
外線電話をまわしたいAさんが近くにいる場合は「Aさ~ん、△△様から外線1番に電話です」と伝えて、Aさんは保留状態となっている外線1番(一般的にはランプ点滅)のボタンを押し電話に出ます。
外線電話をまわしたいAさんが別室にいて近くにいない場合は、「保留ボタン」を押すと外線保留状態されると同時に内線呼出し待機状態となるので(受話器からは「ツッツッツ」という内線発信が聞こえている状態)まずAさんの電話の内線を呼出します。

内線番号表(エクセル等で作成)ではAさんの内線は12番なので[1][2]とダイヤルしAさんを内線で呼出します。Aさんが内線に応答したら「△△様から外線1番に電話です」等と伝えることで取次ぎ完了。
Aさんは保留状態である「外線1番」のボタンを押すことにより保留されている外線電話に出ることができます。
ここまでは、既にビジネスフォンご利用の皆様でしたら日常的に行っていることですよね。

引用元-NIK

転送ボタンの使い方

転送ボタンは、使用方法によってさまざまな使い方がありますが、今回は一般的な使用方法を説明いたします。
動作としては保留されているという操作までは、上記までの説明とは全く同じ動作でおこないます。

ビジネスホン・転送ボタンの使用方法

電話を外線1番から受け、自分ではなく他の人にこの外線電話をつなぎたい場合、保留ボタンを押すのではなく転送ボタンを押しましょう。
転送ボタンを押すことで、同時に通話中である外線は保留している状態になり、内線の呼出しを待機している状態となっています。
転送ボタンを使うことで、強制的に保留していた外線が強制的に転送されます。
例えば、外線1を受けた際に転送ボタンを使用し、Aさんに保留転送するという場合を想定し、説明しましょう。
外線の通話中に転送ボタンを押すことで保留状態になり、それと同時に内線は呼出しを待機している状態となります。
そして、Aさんの内線番号である12番を[1][2]とダイヤルし、内線でAさんを呼び出します。Aさんと内線がつながったら、現在保留の状態である電話を転送することを伝達します。
それから、受話器を置くことで、Aさんの電話機には保留されている外線が強制的に転送されることになります。

引用元-会社なびブログ

会社の電話に出るときは

電話1本で相手はあなたの印象、ひいては会社の印象を決めてしまいます。
あなたが新人であろうと相手にはわかりませんし、」関係のないことです。
やる気のない声や不安な声で対応しては会社の信用を落としかねません。
電話対応はビジネスパーソンとして最低限身につけておく必要のあるマナーです。

電話は3コール以内に出るのが鉄則

時間の感じ方は人によって違いがありますが、電話は3コール以内で出るのが一般的。
それ以上かかると、「遅い」「待たされた」という感覚を受ける人もいます。
もし、3コール以上鳴ってしまった場合は、初めに「大変お待たせいたしました」と一言告げると良いでしょう。

明るい声ではっきりと話す

電話では声が聞き取りにくく、相手に聞き返されるような事態は決してあってはいけません。明るい声で、ゆっくりとはっきり話すようにしましょう。
電話対応は、声だけでどういった人かどのような会社か判断されてしまいます。
ここでマイナスイメージを持たれては勿体ないで、「やりすぎ」くらい明るくはっきり話しましょう。

すぐにメモを取れるよう備えておく

右利きの人は、右手でメモを取ることになりますので、電話に出るときは左手で受話器を持つようにしましょう。相手に伝言や要件を告げられた場合に備え、あらかじめペンとメモ帳を準備しておく必要があります。
よく電話が掛かってくる場合は、常に机の上に置いておくと便利です。
パソコンの入力に自信があれば、直打ちでもかまいませんが、万が一操作ミスなどでデータが消えてしまったとき、連絡先などを思い出すことは難しいでしょう。

引用元-キャリアパーク!

会社の電話に出るときの注意点

誰からの電話か聞き漏らす

緊張している状態や、また慣れてきた時にやってしまうミス。
相手が誰であるかをメモせずに担当者に引き継いでしまうケースは実際にかなり多い。
ミスを防ぐポイントは、「あいう商事の山田様ですね。少々お待ちくださいませ。」と相手の名前を言って保留にする事や、手元のメモに相手の名前を書く欄を設ける事で対処可能です。

相手の連絡先を聞かずに切る

折り返しが必要となるにも関わらず相手の電話番号を聞くことなく切ってしまうミス。
担当者が在社中であれば必要無いが、出張中などであれば必ず聞く必要があります。
担当者が知っているだろうと過信しないこと。
ミスを防ぐポイントは、「大変恐れ入りますが、弊社山田は出張しておりまして、折り返し連絡させますのでお電話番号を頂戴できますでしょうか。」と聞く事。

保留ボタンを押さずに待たせてしまう

押したつもりが、こちらの声が駄々漏れになっているミス。
必ず保留音が流れている事を確認しましょう。
ミスを防ぐポイントは、保留音を必ず確認する以外にはありません。

保留を待たせすぎる

担当者がどこに居るか分からず、だらだらとお客様を待たせてしまうケース。
お待たせ時間が1分以上かかりそうならば、一度保留を受け「恐れ入りますが担当者から折り返し致しますので、恐れ入りますがお電話番号を頂戴できますでしょうか。」と電話を切りましょう。

引用元-新入社員でも分かる経営学

まとめ
会社の電話の使い方は慣れるまでは大変ですが、頑張って使い方を覚えましょう。

twitterの反応

 - 社会・政治・経済

ページ
上部へ