日頃の疑問や豆知識を調べて簡潔にまとめています。さらに詳しい内容を知りたい方は引用元でご確認下さい。

まとロゴす

催促のメールには行き違いがあった場合のお詫びを添える

      2019/01/19

催促のメールには行き違いがあった場合のお詫びを添える

あなたはメールの返信はきちんとしていますか?出来れば24時間以内に返信すると良いでしょう。返信が来ない時はどうなさいますか?相手に腹を立てさせない催促のメールの書き方はどんなでしょうか?万が一、行き違いがあることも想定して、お詫びも言葉も添えましょう。

スポンサーリンク

  こんな記事もよく読まれています

ディズニーランドには蚊がいない!?その秘密は水の成分?

ディズニーランドには蚊がほとんどいないと言われていますがなぜ...

コンビニの店員に恋をした!?恋人関係になるには?

コンビニで働く店員さんに思わず恋をしてしまった人もいるのでは...

犬が飼い主を噛むのは何故?噛まれた時はどうしたらいい?

飼い犬に噛まれた経験はありませんか?犬が飼い主を噛むのは何故...

DNAの親子鑑定はどうやったらできる?結果は正確なのか?

DNAでの親子鑑定が話題になった時期がありましたね。DNA鑑...

これってどういう意味?LINEで電話をして応答なしの場合

LINEのアプリでは無料で通話をすることもできます。しかし、...

50代男性が再就職するなら!おすすめの仕事とは

早期退職で50代から再就職をしようと思ってる男性もいるのでは...

前髪はストレートアイロンでセット!まっすぐも流すのも思いのまま!

前髪のセットにストレートアイロンが便利だと知っていますか?ス...

警察官になるには ~女性はどのくらい体力が必要?~

様々な犯罪事例が増えるにつれ、需要が拡大している女性警察官。...

顔の湿疹が治らない!その原因と対策は?

顔に湿疹ができるとなかなか治らないことがあります。顔にできる...

外国人もびっくり?水道水が飲める日本ってすごい?

水道水を安全に飲める国は世界でもそこまで多くないようです。外...

家でも仕事でもストレスが溜まる?ストレスを発散するには

仕事のストレスを家に持ち込むことは良くないので、外でなるべく...

太陽光発電の営業は注意!?モニター商法とは

太陽光発電の導入を検討している人は多いのではないでしょうか?...

着るだけで電気代の節約!着る毛布の魅力とは

着る毛布というもの注目されているのを知っていますか?着る毛布...

頭痛は病院に行くべき?でも何科へ?

頭痛で悩んでいる人は結構多いですよね。薬を飲んでも耐えれない...

土地購入のタイミングはいつ?土地購入のポイント

マイホーム建築の為に土地を購入するのは人生で最大の買い物です...

車のキズはどこまで自分で修理できる

車のちょっとしたキズ、気になるけど修理に出すほどでもない…。...

目の検査で赤と緑でわかることとは

眼鏡やコンタクトを作る際の視力検査で必ず赤と緑の見え方の検査...

地震が起きた時、家の中で安全な場所は?

現在、日本全国どこでどのタイミングで地震が起こるかわからない...

中国で犬を飼うのが流行ってる?中国のペット事情

最近の中国では犬などのペットを飼うことがステータスになってい...

胃がムカムカする原因は?続く場合の病気とは

胃がもたれてムカムカすることがありますね。原因のほとんどは暴...

スポンサーリンク

催促のメールにには行き違いのお詫び文も加えましょう

期日を過ぎると相手にとってマイナスになることを伝えることで、早くアクションを起こしてもらえます。また、このメールが届く前に請求書が送られている可能性もあります。そのため、最後に一文「なお、本メールと行き違いになっている場合は、なにとぞご容赦ください」と気遣いの一文を入れましょう。

引用元-ビジネスメールの教科書

催促のメールでも丁寧に

催促のメールは、約束をしたのに、それが果たされない時に相手の行動を自発的に促し取引関係の改善をはかるためのものです。納期や締め切りが遅れた時点で速やかに連絡するようにしましょう。また、相手が約束をしたのに果たされなかったとはいえ、丁寧な言葉で事実を伝え、怒りをぶつけないようにしましょう。

引用元-催促の文例(社外メール) – ビジネスメールの書き方~文例(社内メール・社外メール・社交メール)~

催促メールを出すときはミスや行き違いの可能性を考える

こちらか相手のいずれかが悪意のないミスや勘違いをしている可能性もあります。

1.相手は約束どおりの時間にメールを送っているのに、こちらがうっかり見過ごしている、あるいは誤ってごみ箱に移動しているケース
→受信トレイやごみ箱を確認し、相手からのメールが届いていないかを確認してみましょう。

2.こちらか相手のいずれかが日時を勘違いしているケース(今日と明日、13時と3時など)
→相手との履歴を確認し、こちらが勘違いしていないか、相手が勘違いしそうなところがないかを確認してみましょう。

3.こちらのシステム障害が起きているケース
→相手からメールをもらう時間帯に、ほかのメールがきちんと送受信できているかを確認してみましょう。なお、相手にシステム障害が起きていることもありますが、それはこの後に送る催促メールで明らかになるので、この時点で特に確認する必要はないでしょう。

引用元-RISE JP CLUB

催促メールを送る時のポイント

❶冒頭に催促のお詫びを書く

なぜ、返信メールがいただけないのでしょうかと、文句をいったのでは、相手を不愉快にしてしまいます。まずは、「お忙しいところろ、申し訳ありませんが」などと、あいさつ文の後の冒頭に、お詫びの言葉を書きます。

❷先に送ったメールの件名と送信日時を書く

返信が来ないということは、相手がメールを見落としたと思われます。ですから、送ったメールの件名と日時を書いて、相手の確認を促します。

❸要件を箇条書きにして再度伝える

返信して欲しかった要件を端的に書いて伝えます。

➍相手の言い訳を用意してあげる

送ったメールが迷惑メールとして迷惑タォルダに入ってしまったということも考えられます。「送信したメールが迷惑フォルダに入っているかもしれませんので、後ほど確認をお願いします」と書いておくと、相手はそれを言い訳にして返信が出しやすくなります。

❺催促したことを詫びる

返信をお願いしたのに、返信が来ないというのは、相手にも問題はありますが、ここは丁寧に催促したことを詫びしておくのが賢明です。

引用元-Aeaba

メールの返信はいつまでに欲しい?

「送信したメールの返信は、いつまでに欲しいですか?(急ぐ場合を除く)」という問いに、最も多かったのは「24時間以内」(55%)。「48時間以内」(16.31%)、「8時間以内」(8.69%)と続いたが、「1時間以内」は4.67%、「30分以内」という人も0.9%いた。また、「受信したメールの返信は、平均でいつまでにしていますか?」という問いにも、最も多かったのは「24時間以内」(40.98%)。ただし、「1時間以内」(10%)、「30分以内」(5.41%)という人も少なくなかった

 社会人の間では、業種や職種を問わず多くの場合「メールは1日以内に返信する」ことが暗黙の了解となっているようだ。もちろん、「ビジネスメールの返信が遅れてしまうこと」が「よくある」「たまにある」と答えた人は全体の70.74%に上ることからもわかるように、「原則的に1日以内」と思ってはいても、ついうっかりしてしまうことは少なくない。

引用元-OIAMONDO online

まとめ
メールの返事が来ない時、催促をしますか?相手が気分を害さないメールの書き方を学びましょう。

twitterの反応

https://twitter.com/cicadan/status/401851674773307393


https://twitter.com/hane_eo/status/778189655204306944

 - 社会・政治・経済

ページ
上部へ